Stok takip programı mı, ERP mi? Sakarya işletmeleri için rehber

Müşteri telefonda siparişinin ne durumda olduğunu soruyor. Siz üretim şefini arıyorsunuz, o ustaya soruyor, usta tezgâha bakıyor. Yarım saat sonra müşteriye "yarın çıkıyor" diyorsunuz, ama boyahanede sırada iki iş daha olduğunu kimse bilmiyor.

Bir fabrika sahibiyle yaptığımız ilk toplantılar çoğu zaman böyle bir anlatımla başlar. Sorun "programımız yok" değildir. Stok programı vardır, Excel vardır, muhasebe programı vardır. Ama hiçbiri diğerinin ne bildiğinden haberdar değildir.

Bu yazıda stok takip programı ile ERP arasındaki seçimi, bu işi sahada yapan biri olarak anlatmaya çalışacağız.

ERP nedir, stok takip programından ne farkı var?

Stok takip programı şu soruya cevap verir: depoda ne var, ne girdi, ne çıktı. Ürün kartı, giriş-çıkış fişi, depo bazında miktar, kritik stok uyarısı. İyi yapılmış bir stok programı bu işi gayet düzgün görür.

ERP ise siparişi, stoğu, üretimi, cari hesabı ve faturayı aynı kayıt üzerinden yürütür. Satış siparişi onaylandığında stokta o miktar ayrılır. İş emri açılır, hammadde ihtiyacı görünür. Sevkiyat yapıldığında irsaliye ve fatura aynı siparişten üretilir, müşterinin bakiyesi kendiliğinden güncellenir.

Aradaki fark modül sayısında değil, bu bağlantıda. Kimse bir ekrandan okuduğunu başka bir ekrana yeniden yazmaz.

Mevcut düzeninizi aştığınızı nereden anlarsınız?

Ziyaret ettiğimiz işletmelerde en sık gördüğümüz belirtiler şunlar:

• Aynı sipariş önce bir deftere, sonra Excel'e, sonra stok programına yazılıyor.
• Yıl sonu sayımında programla raf birbirini tutmuyor ve farkın nereden geldiğini kimse açıklayamıyor.
• Müşterinin bakiyesini öğrenmek için muhasebeciyi arıyorsunuz.
• Siparişin üretimde mi, sevkiyatta mı olduğu telefonla soruluyor.
• Ay sonu satış ve tahsilat raporu birkaç dosyanın elle birleştirilmesiyle, günler içinde çıkıyor.

Bunlardan bir ikisi her işletmede olur. Hepsi birden varsa sorun artık yazılımın bir eksiği değil, süreçlerin birbirinden kopuk olmasıdır.

Sayım neden tutmaz?

Bu konuya ayrıca değinmek istiyoruz, çünkü "program yanlış sayıyor" diye anlatılan sorunun arkasında genellikle program değil, kayıt alışkanlıkları çıkar.

En yaygın sebep aynı ürünün iki ayrı kartla açılmasıdır. Biri "M8 Cıvata", diğeri "CIVATA M8X20" diye açılmıştır. Giriş birine, çıkış öbürüne yapılır. Kağıt üzerinde biri eksiye düşer, öbürü şişer, toplamda ise depo doğrudur.

İkinci sebep birim dönüşümüdür. Ürün koli olarak alınır, adet olarak satılır. Kolinin içinde kaç adet olduğu kartta yanlış tanımlıysa ya da hiç tanımlanmamışsa, her satış stoğu biraz daha bozar. Sac ve profil gibi kilogramla alınıp metre ya da adetle kullanılan hammaddelerde aynı sorun daha belirgin yaşanır.

Bunlara kaydedilmeyen fireyi, depolar arası transferin yalnızca bir tarafının girilmesini ve sisteme işlenmeyen iadeleri de ekleyebilirsiniz. ERP bu hataları kendiliğinden düzeltmez. Ama tek kart, tanımlı birim dönüşümü ve zorunlu fire kaydıyla bu hataların oluşmasını zorlaştırır.

ERP'de hangi modüller olur?

Her işletme hepsine ihtiyaç duymaz. Biz genellikle şu parçalar üzerinden konuşuyoruz.

Stok ve depo

Ürün ve hammadde kartları, birden fazla depo, lot ve seri numarası takibi, transfer ve sayım. Lot takibi özellikle müşterisine parti bazında izlenebilirlik vermek zorunda olan üreticiler için önemlidir.

Sipariş ve satış

Tekliften siparişe, siparişten irsaliyeye ve faturaya giden zincir. Müşteriye özel fiyat listeleri burada tutulur. Toptancılarda sık gördüğümüz bir sorun, saha satışçısının eski fiyat listesiyle sipariş almasıdır. Fiyat tek yerden yönetildiğinde bu sorun ortadan kalkar.

Cari ve finans

Müşteri ve tedarikçi bakiyeleri, vadeler, çek ve senet takibi, kasa ve banka hareketleri. Bakiye ekranda görünür, kimseye sorulmaz.

Üretim takibi

Ürün ağaçları (reçeteler), iş emirleri, istasyon bazında ilerleme ve fire. Üretim takip programı denince akla gelen asıl şey budur: siparişin hangi aşamada olduğunu atölyeye inmeden görmek.

Yönetim paneli

Günlük satış, bekleyen tahsilat, stok değeri ve geciken işler. Patronun sabah ilk baktığı ekran.

Entegrasyonlar

Muhasebe programı, e-Fatura/e-Arşiv entegratörü, banka hareketleri ve kargo firmaları en sık istenen bağlantılardır.

e-Fatura tarafında baştan verilmesi gereken bir karar var: fatura nerede kesilecek? Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir. Bu ayrımı entegratör yapar. Sorun çoğu zaman faturanın hem ERP'den hem muhasebe programından kesilebilir durumda bırakılmasıyla çıkar. Bizim tercihimiz faturanın ERP'de satış kaydından üretilmesi, entegratöre oradan gitmesi ve muhasebe programına kayıt olarak aktarılmasıdır. Muhasebecinizle bu akış konuşulmadan entegrasyona başlanmamalı.

Hazır paket mi, özel ERP yazılımı mı?

Açık konuşalım: her işletmeye özel yazılım gerekmez.

Hazır paketler hızlı devreye girer ve birçok işletmede denenmiş akışlarla gelir. Süreçleriniz sektörün genel kalıbına uyuyorsa hazır paket mantıklı bir seçimdir. Sınır, paketin desteklemediği bir adımla karşılaştığınızda başlar. O adım ya paketin dışında Excel'de yürür ya da işletme kendi işleyişini pakete göre değiştirir.

Özel ERP yazılımı ise işletmenin gerçek akışından çıkar. Onay adımları, belge düzeni, raporlar size göre kurulur. Bunun bedeli daha uzun bir analiz süreci ve yazılım firmasıyla uzun soluklu bir ilişkidir. Kodun ve verinin kimde durduğu baştan netleştirilmezse, firmaya bağımlı kalınan bir sisteme dönüşebilir.

Bizim görüşümüz şu: Kendine özgü bir üretim akışınız, karmaşık bir fiyatlandırmanız ya da sektöre özel belgeleriniz varsa özel yazılım uzun vadede daha az sürtünme yaratır. Yoksa önce hazır pakete bakın.

Sakarya'daki işletmelerin ihtiyacı nerede ayrışıyor?

Sakarya'nın organize sanayi bölgelerindeki üreticiler, Adapazarı merkezdeki toptancılar ve şantiyeden şantiyeye çalışan taahhüt firmaları aynı ilde ama çok farklı ihtiyaçlarla çalışıyor.

Otomotiv yan sanayinde lot takibi, müşteri bazlı sevkiyat ve iş emri ile stoğun bağlı olması öne çıkar. Toptancılarda ürün sayısı yüksektir. Mesele fiyat listeleri, vade ve tahsilattır.

İnşaat ve taahhüt firmalarının ihtiyacı bunlardan bambaşkadır. Burada stok, proje bazlı maliyetin bir parçasıdır. Hakediş, taşeron ödemeleri ve şantiyeye giden malzeme aynı tabloda izlenmek ister. Bu yüzden inşaat için ayrı bir ürün geliştirdik: Bricker (bricker.com.tr). Proje, hakediş, cari ve finansı tek yerde toplayan bu inşaat ERP'sini yazarken genel bir paketin şantiye mantığına neden uymadığını yakından gördük.

Bölgedeki yaklaşımımızı Sakarya'da ERP yazılımı sayfasında ayrıca anlattık.

Geçiş nasıl yapılır?

ERP projelerinin çoğu yazılım yüzünden değil, aceleyle yapılan geçiş yüzünden zorlanır. Bizim izlediğimiz sıra şöyle.

Keşif

İşletmeyi yerinde görürüz. Siparişin nereden geldiğini, kimin onayladığını, malzemenin depoda nasıl durduğunu, faturayı kimin kestiğini izleriz. Ekibimiz Erenler'de olduğu için bunu atölyede, depoda ve ofiste yapabiliyoruz. Toplantı odasında anlatılan süreçle tezgâhın başında görülen süreç arasında neredeyse her zaman fark çıkar.

Modül planı

Her şeyi aynı gün açmayız. En çok can yakan yerden başlarız. Çoğu üreticide bu stok ve sipariştir. Cari ve finans arkasından gelir, üretim takibi ekip sisteme alıştıktan sonra eklenir.

Veri aktarımı

Ürün kartları, cari hesaplar, açılış bakiyeleri ve açık siparişler taşınır. Taşımadan önce temizlik şarttır. Cari kartlarda aynı firmanın iki farklı unvanla açıldığını, vergi numarası boş kartları ve yıllardır hareket görmemiş hesapları ayıklarız. Mükerrer kartlar vergi numarası üzerinden birleştirilir. Açılış bakiyeleri muhasebecinizin kayıtlarıyla mutabık olmadan sisteme girilmez. Kirli veriyle açılan bir ERP, ilk ayda güven kaybeder.

Eğitim

Depo sorumlusuna depo ekranları, satışçıya sipariş ekranları öğretilir. Herkese her şeyi anlatmak kimsenin işine yaramaz.

Destek

Canlıya geçtikten sonraki ilk haftalarda sorular yoğundur. Bu dönemde hızlı cevap verilmezse ekip eski Excel dosyasına geri döner. Bunu birçok işletmede gördük.

Yetki, denetim izi ve KVKK

ERP, işletmenin en hassas bilgisini bir araya toplar: müşteri bilgileri, maliyet fiyatları, banka hareketleri, bazen maaşlar.

Satış temsilcisinin maliyet fiyatını, depo personelinin cari bakiyeleri görmesi gerekmez. Yetkiler role göre verilmelidir. Bir kaydı kimin, ne zaman açtığı ve değiştirdiği de kayıt altında tutulmalıdır. Bir faturanın tutarı sonradan değiştiyse, bunu kimin yaptığını görebilmelisiniz.

KVKK açısından kişisel verinin hangi amaçla tutulduğu, kimin erişebildiği ve ne kadar saklanacağı tanımlı olmalıdır. Yedeklerin alındığını bilmek yetmez, yedekten geri dönüşün denenmiş olması gerekir.

Yazılım firmasına sormanız gerekenler

• İşletmemizi yerinde inceleyecek misiniz, yoksa yalnızca demo mu göstereceksiniz?
• Çalışan bir sisteminizi görebilir miyiz?
• Verimiz nerede duruyor? Ayrılmak istersek verimizi hangi biçimde alırız?
• Muhasebe programımız ve e-Fatura entegratörümüzle fatura akışı nasıl kurulacak?
• Kullanıcı yetkileri ve değişiklik kayıtları nasıl tutuluyor?
• Canlıya geçtikten sonra sorun çıktığında kime, nasıl ulaşacağız?

Bu sorulara net cevap alamıyorsanız görüşmeyi orada bitirmenizi öneririz.

PAYTECH'i kısaca tanıtalım

PAYTECH 2018'den beri Erenler'de yazılım ve mimarlık alanında çalışıyor. İşletmelere özel ERP sistemleri geliştiriyoruz, inşaat sektörü için de Bricker'ı sunuyoruz. ERP çalışmalarımızın kapsamını ERP yazılım hizmetleri sayfasında, ekibimizi ve diğer işlerimizi Sakarya yazılım firması sayfasında bulabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Küçük bir işletmenin ERP'ye ihtiyacı var mı?

Çoğu zaman yok. Az ürünlü, tek depolu ve süreci basit bir işletmeye iyi kurulmuş bir stok takip programı yeter. Yukarıdaki belirtiler çoğalınca ERP'yi düşünmek gerekir.

Muhasebe programımızı bırakmak zorunda mıyız?

Hayır. ERP muhasebe programınızla birlikte çalışacak şekilde kurulabilir. Hangi kaydın hangi yönde aktarılacağı keşif aşamasında muhasebecinizle birlikte belirlenir.

Eski verilerimiz taşınabilir mi?

Evet. Ürün kartları, cari hesaplar ve açık bakiyeler taşınır. Taşımadan önce mükerrer kartların ayıklanması ve bakiyelerin muhasebeyle karşılaştırılması gerekir.

Kurulum ne kadar sürer?

Seçilen modüllere, verinin durumuna ve entegrasyonlara bağlıdır. Keşif yapılmadan verilen bir süre tahminden öteye geçmez, bu yüzden süreyi modül planıyla birlikte konuşuyoruz.

Sistem sonradan genişletilebilir mi?

Evet. Aşamalı kurulumun amacı da bu. İlk modüller oturduktan sonra üretim takibi, yönetim paneli ya da yeni entegrasyonlar sırayla eklenir.

İşletmenize stok programının mı, hazır paketin mi, özel bir ERP'nin mi uyduğunu birlikte değerlendirelim. Teklif için iletişim sayfamızdan yazabilir, 0532 309 89 54 numarasını arayabilir ya da info@paytechyazilim.com adresine e-posta gönderebilirsiniz.