Ay sonu toplantısında firma sahibi soruyor: "Bu projede ne kadar kâr ediyoruz?" Muhasebe, taşeron faturalarının daha gelmediğini söylüyor. Şantiye şefi bu ay dökülen betonun metrajını biliyor ama hangi taşerona ne kadar hakediş çıkacağını henüz hesaplamadı. Satış tarafında üç dairenin taksiti gecikmiş, bir dairenin de arsa sahibine mi ayrıldığı yoksa satılık mı olduğu konusunda iki ayrı liste var.
Cevap çoğu firmada iki hafta sonra, biri bütün Excel dosyalarını yan yana koyunca geliyor. O zamana kadar bir sonraki ayın soruları birikmiş oluyor.
Bricker'ı bu soruya ay sonunu beklemeden bakabilmek için yazdık. Bricker (bricker.com.tr), PAYTECH'in inşaat ve taahhüt firmaları için geliştirdiği inşaat ERP'si. Aşağıda hangi kaydın nereye bağlandığını, yöneticinin ne gördüğünü ve sistemin neyi yapmadığını anlatıyoruz.
Her şey proje kartından başlıyor
Bricker'da ilk kayıt projedir. Kartta projenin tipi seçilir: yıllara sari taahhüt, tek yılda biten iş, yap-sat ya da kat karşılığı. Sonradan girilen her maliyetin muhasebede hangi hesaba yazılacağını bu seçim belirler. Şantiyedeki kullanıcı fiş girerken hesap kodu düşünmez.
Yeni proje adım adım bir sihirbazla açılır. Arsa sahipleri ve hisseleri, ruhsat bilgileri, bloklar ve kat sayıları sırayla girilir. Son adımlarda bağımsız bölümler oluşur: daire, dükkân, ofis, depo, otopark. Her bölümün oda tipi, brüt ve net metrekaresi, m² liste fiyatı ve sahibi (şirket, arsa sahibi ya da yatırımcı) tutulur.
Proje ilerledikçe yeni blok eklemek için toplu daire ekleme, fiyatlar değişince toplu güncelleme ekranı var. Kartın üstünde projenin hangi aşamada olduğu ve hangi bilgilerin eksik kaldığı görünür.
Şantiye maliyet takibi
Bricker'da her maliyet kaydı beş etiket taşır: proje, gerekiyorsa blok ya da daire, masraf merkezi, gider türü ve imalat kalemi. Masraf merkezi kataloğu hazır gelir. Firma kendi çalışma düzenine göre ekleme yapar.
Bu etiketlerin karşılığı raporlarda alınır. Her proje için keşif bütçesi girilir ve revizyonlarıyla saklanır. Bütçe sapma raporu, imalat kalemi bazında bugüne kadar harcananı, kalan metrajı ve bugünkü birim maliyetle işin nerede kapanacağını gösterir. Kalıp işinde bütçenin aşılıp aşılmadığı iş bitmeden görülür.
Tek bir şantiyeye ait olmayan giderler, örneğin merkez ofis ya da birkaç şantiye arasında gidip gelen iş makinesi, önce bir havuzda toplanır. Ay sonunda çalışma saatine, makine saatine, maliyete ya da alana göre projelere dağıtılır. Kapatılan dönem kilitlenir ve geriye dönük değiştirilemez.
Malzemede depo girişi, şantiye deposu, depolar arası transfer, sarf ve sayım var. Sarf edilen malzeme o anda proje maliyetine yazılır. Stokta olmayan malzemenin sarfı girilemez.
Hakediş takibi ve taşeronlar
Taşeron sözleşmesinde iş kalemleri ve birim fiyatlar tanımlanır. Hakediş hazırlanırken her kalemin bu dönemki metrajı girilir. Bricker önceki hakedişleri düşer, stopajı, teminat kesintisini ve avans mahsubunu hesaplar. KDV tevkifatı proje kartındaki işveren ve iş bilgisine göre önerilir.
Onaylanan hakediş aynı anda iki yere yazılır: taşeronun cari hesabına borç olarak, ilgili masraf merkezine maliyet olarak. Her keşif kaleminin ne kadarının yapıldığı yüzdeyle izlenir.
Taahhüt işlerinde iş sahibine giden hakediş de aynı modülden hazırlanır. Hakediş ve maliyet raporu iki tarafı yan yana koyar. İşverenden ne kadar hak ettiğiniz ile aynı imalat için ne kadar harcadığınız tek satırda okunur.
Cari, kasa, çek ve nakit
Taşeron, tedarikçi, müşteri, arsa sahibi ve ortak ayrı cari türleriyle tutulur. Tedarikçiye vade günü ve risk limiti tanımlanabilir. Limit aşılırken alış kaydında uyarı çıkar.
Kasa ve banka hesapları projeye bağlı izlenir, dövizli hesaplar kendi para biriminde durur. Kasada olmayan para çıkarılamaz. Alınan ve verilen çekler ile senetler portföyde vadeleriyle görünür. Teminat mektuplarının vadesi ve komisyonu ayrı bir ekranda takip edilir.
Banka ekstresi Excel ya da CSV olarak yüklenir ve kayıtlarla eşleştirilir. Eşleşmeyen satırdan doğrudan fiş açılabilir.
Nakit akış raporu önümüzdeki 12 haftayı ya da ayı gösterir: beklenen taksitler, çek vadeleri, taşeron ödemeleri, açık siparişler.
Daire satışı, alıcı ve ödeme planı
Satış sözleşmesi daireye bağlanır. Ödeme peşin, taksitli, çekli, takas ya da bunların karışımı olabilir. Taksitli satışta taksit sayısı ve ilk vade girilince plan çıkar, kuruş farkı son taksite eklenir. Yeni satış onaylanana kadar ciroya yazılmaz.
Tahsilat girilirken hangi dairenin hangi taksidine karşılık geldiği seçilir. Tahsilat takibi ekranı geciken taksitleri gecikme süresine göre sıralar, vade farkı faturası buradan hazırlanır.
Teslimde kontrol listesi tamamlanmadan daire teslim edilmiş sayılmaz. Kat mülkiyeti tarihi girilmemiş projede tapu devri kaydedilemez. Arsa sahibine bırakılan daireler ve barterle verilen daireler satıştan ayrı izlenir, böylece satılabilir stok doğru görünür.
Sahadan gelen kayıt
Şantiye şefi günlük raporu, puantajı ve malzeme talebini telefondan girer. Onaylanan talep siparişe, sipariş de mal kabulle depo girişine dönüşür. Sipariş, irsaliye ve faturanın birbirini tutup tutmadığı ayrı bir raporda kontrol edilir.
İş güvenliği ve kalite kayıtları, araç ve yakıt takibi de saha tarafında. Belgeler ve fotoğraflar ilgili kayda eklenir.
Yönetici ekranı
Uygulama açıldığında komut merkezi karşılar: uyarılar, günün işleri, son hareketler. Risk ekranı çek, tahsilat, malzeme ve finans risklerini tek tabloda toplar ve 30 günlük nakit projeksiyonu verir. Yönetici özeti dönemin performansını PDF olarak çıkarır.
Toplantıdaki kâr sorusunun cevabı maliyet özeti, bütçe sapma ve hakediş-maliyet raporlarındadır. Rakamın neyi kapsadığı kartın altında yazar. "Onay bekleyenler dahil değil" notunu görmek yanlış karar vermeyi çoğu zaman önler.
Kim neyi görür, kim neyi değiştirdi
Yetkiler role göre verilir. Şantiye şefi yalnız atandığı projeleri görür, finans ekranları ona kapatılabilir. Personelin kimlik numarasını yalnız yönetici ve muhasebe görür. Belirli bir tutarın üstündeki işlemler için onay zinciri kurulabilir.
Kayıtlardaki değişiklikler denetim izine yazılır: kim, ne zaman, hangi kaydı değiştirdi. Kullanmadığınız modülleri kapatabilirsiniz. Kat karşılığı işi yapmayan bir firma o menüyü hiç görmez.
Verinizi nasıl taşırsınız
Geçişe devam eden projelerle başlarız. İzlediğimiz sıra genelde şöyle:
- Proje kartları, bloklar ve bağımsız bölümler. Sihirbaz ve toplu daire ekleme bu iş için var.
- Cari kartlar ve açılış bakiyeleri. Bakiyeler mali müşavirinizin kayıtlarıyla tutturulmadan girilmez.
- Kasa ve banka açılış bakiyeleri, portföydeki çek ve senetler.
- Devam eden taşeron sözleşmeleri ve o güne kadar onaylanmış hakedişler.
- Satılmış dairelerin sözleşmeleri ve kalan taksitleri.
Puantaj ve banka ekstreleri Excel dosyasından içeri alınabilir. Dışarı almak da kolay: listelerin çoğu Excel ve CSV olarak iner ve ekrandaki filtre çıktıya aynen yansır.
Bricker'ın tek başına çözmediği şeyler
İnşaat muhasebe programı arayan firmalara bunu baştan söylüyoruz. Hakediş, tahsilat ve sarf gibi kayıtlardan muhasebe fişleri arka planda oluşur ve mali müşavire aktarılacak biçimde dışarı alınır. Resmî defter, beyanname ve e-Fatura ise muhasebecinizin programında kalır.
Bunların dışında bilmeniz gerekenler:
- Banka hareketleri ekstre dosyasıyla gelir. Bricker bankaya doğrudan bağlanmaz.
- Şantiyede girilmeyen kayıt raporda yoktur. Taşeron hakedişleri ay sonunda topluca girilirse ay içinde maliyet eksik görünür.
- Masraf merkezini kimin, neye göre seçeceği baştan konuşulmazsa aynı gider iki farklı yere yazılır. Kurulumda en çok zamanı bu konuşma alır.
- Yıllara sari işin kapanışı ya da kat karşılığında arsa maliyeti gibi yorum isteyen konularda son söz mali müşavirinizindir. Oranlar sistemde parametre olarak durur ve müşavirle birlikte ayarlanır.
Sakarya'dan yazılıyor
Sakarya inşaat yazılımı arayan firmaların bize en sık sorduğu şey kurulumu kimin, nerede yapacağı. Bricker'ı Erenler'deki ofisimizde geliştiriyoruz. Kurulum ve eğitim gerektiğinde şantiyede, sizin ekibinizle yapılabiliyor. Ekibimizde mimarlar da olduğu için ruhsat, bağımsız bölüm listesi ve metraj konuşulurken aradaki çeviri ihtiyacı azalıyor.
Bölgedeki ERP çalışmalarımızı Sakarya ERP yazılımı sayfasında, ERP hizmetimizin kapsamını ERP yazılım hizmetleri sayfasında anlattık.
Sık sorulan sorular
Bricker muhasebe programımızın yerine geçer mi?
Hayır. Bricker işin yönetim tarafını tutar: hangi daire satıldı, kimden ne alacak var, taşeron nereye geldi, şantiyede hangi malzeme var. Resmî defter ve beyanname muhasebecinizde kalır. Bricker ona düzenli kayıt sağlar.
Kullanıcı sayısına göre mi lisanslanıyor?
Hayır. Lisans eş zamanlı yönetilen şantiye sayısına bağlı. Şantiye şefi, satış, muhasebe ve yönetim aynı plan içinde kullanıcı olarak tanımlanır.
Tek projeli küçük bir müteahhit için fazla gelmez mi?
Kullanılmayan modüller kapatılabiliyor. Tek projesi olan bir firma çoğunlukla daire stoku, satış, cari ve kasa ile başlar. Hakediş ve maliyet tarafı taşeron sayısı arttıkça açılır.
Kendi çalışma şeklimize göre değişiklik yapılabiliyor mu?
Evet. Firmanın çalışma biçimine özel talepler değerlendirmeye alınıyor.
Bricker'ı kendi projelerinizle görmek isterseniz 0532 309 89 54 numarasından ya da info@paytechyazilim.com adresinden bize ulaşabilir, iletişim sayfasından görüşme talep edebilirsiniz.
